Is je mailbox vol? En lijkt een lege inbox een onhaalbare kaart? Met de volgende 5 simpele stappen kun je je inbox vakkundig leegmaken en leegmaken en leeghouden!
Mailbox vol? Leeg je mailbox in 5 stappen
Stap 1. Maak een ‘Bulk’-map aan
Maak een map aan met de naam ‘Bulk’ en zet hier alle mails uit je inbox in, die 3 maanden of ouder zijn: grote kans dat je deze mails nooit meer nodig hebt of zult lezen, maar mocht je toch een mail willen nakijken, dan kun je hem altijd terugvinden.
Stap 2. Maak logische mappen aan voor de overgebleven mails
Mappen (en eventuele submappen) maken je digitale leven aanzienlijk makkelijker, dus heb je ze niet: leg ze per direct aan! Hoe? Bekijk alle overgebleven mails in je inbox, zet ze op onderwerp en/of afzender en beslis in welke categorie genoemde mails thuishoren: prive, werk (project a, project b), school, enzovoort en creeer bijbehorende mappen en/of submappen. Tip: zorg ervoor dat de labels van je e-mailmappen zoveel mogelijk overeenkomen met de labels van je papieren archief, dat scheelt je een hoop denk- en zoekwerk. Hevel vervolgens alle reeds door jou beantwoorde en afgehandelde mails uit je inbox naar de juiste (sub)mappen over.
Stap 3. Leg een ‘Einde van de dag’ map aan
Maak een ‘Einde van de dag map’ en stop hierin alle mails, die je nog moet of wilt beantwoorden, voordat de dag voorbij is.
Stap 4. Maak een ‘Einde van de week’ map aan
Leg een ‘Einde van de week’ map aan en stop hierin alle mails, die je uiterlijk eind deze week beantwoord wilt of moet hebben. Als het goed is, is je inbox nu helemaal leeg ! Niet? De resterende mails hebben dan waarschijnlijk betrekking op ingewikkelde of langlopende zaken, waarover je beter kunt terugbellen dan terugmailen!
Stap 5. Beantwoord of archiveer mails voortaan direct bij binnenkomst
Gebruik van nu af aan je maagdelijk lege inbox als een ‘Actie’-map of brievenbus, waarin druppelsgewijs nieuwe mails vallen. Komt er een mailtje binnen, ga dan voortaan als volgt te werk:
- handel mails die je binnen 5 minuten kunt beantwoorden direct af en archiveer ze daarna in de juiste map.
- zet mails die vandaag beantwoord moeten worden maar meer tijd vragen in de ‘Einde van de dag’ map; reserveer hiervoor aan het einde van de dag de benodigde tijd.
- zet mails die je pas aan het einde van de week wilt beantwoorden in de ‘Einde van de week’ map; reserveer hiervoor in je agenda op donderdag of vrijdag de benodigde tijd.
- plaats mails die je niet hoeft te beantwoorden, maar wel wilt bewaren in de juiste map of submap
- gooi overige mailtjes lekker weg!
Professional organizer Els Jacobs van De HuishoudCoach is schrijver van boeken over opruimen, administreren, plannen en huishouden, waaronder de bestseller 'Organiseer je leven'.
Daarnaast leidt ze al ruim 15 jaar nieuwe organizers op via de Opleiding Professional Organizer voor Particulieren en de Opleiding tot Organizer voor de Zakelijke Markt (zowel op locatie als online). En natuurlijk coacht ze ook zelf anderen nog steeds naar opgeruimder leven en effectiever werken.
